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东莞市马赫机械设备有限公司关于电子发票的告知函

时间:2024年01月09日来源:东莞市马赫机械设备有限公司 作者:东莞市马赫机械设备有限公司浏览量:
                                                                                                 东莞市马赫机械设备有限公司关于电子发票的告知函
 
各供应商、协作伙伴:
 
                   为了进一步提高公司的工作效率,降低成本,减少环境污染,我们决定自即日起全面应用全电发票,并停止使用纸质发票。 我司也将于近期注销

金税盘,全面融入发票电子化。本告知函旨在向大家详细说明取消全电发票和纸质发票的原因、影响以及供应商电子发票解决方案。
 

 一:取消全电发票的原因
 

         随着信息技术的飞速发展,电子化.数字化管理已经成为企业发展的趋势。取消纸质发票是顺应时代潮流,提高企业管理效率的重要举措。以往开发票出

现因为打印设置而导致的重复开票的问题得到了很好的解决,通过取消纸质发票,我们能够提高财务效率、降低公司的纸质消耗量,减少印刷、存储和管理

成本,同时也能够更好地保护环境,实现绿色办公。
 

二、取消纸质发票的影响
 

     1.财务管理:取消纸质发票后,公司财务管理将更加便捷高效。电子化管理可以实现发票信息的快速录入、自动统计和准确生成财务报表,避免了繁琐的

手工操作和数据录入错误的风险。
 

2.办公流程:取消纸质发票后,办公流程将更加简化和规范。员工不再需要手动填写、盖章、分发和归档纸质发票,可以更好地专注于工作中的核心内容,

提高工作效率。
 

3.信息安全:采用电子化管理可以有效提高信息安全性。电子发票在传输和存储过程中可以进行加密处理,减少信息泄露的风险,保护公司和客户的隐私。


三、供应商传递发票提出以下管控措施:

   目前,电子发票越来越普及,经常出现有供应商相关业务人员频繁漏或同张发票多次传递、发票打印纸张不规范、一份入库单对应多张发票、本司采购人员

漏打印发票等现象,为了双方的权益,避免已开具发票未入账的情况发生,  现出具发票管理要求,针对供应商传递发票提出以下管控措施:
 

3.1 快递传递发票:电子发票不要缩小图片必须原图打印,按 A4 纸张大小打印 2 份,纸张不要裁切;

 
3.2 邮箱传递发票:电子发票必须下载并转成 PDF 文档发至专人接收邮箱 mahoo2007@163.com、邮件备注 发票公司信息、发票月份 发票金额

(也可以附上对账单、相关归档单据)
并同时发给马赫采购人员。若后续出现账目不对,专人邮箱未有接收到电子发票的,本司概不负责。

 
3.3 不要通过微信、QQ 等方式传递电子发票 (微信文件容易超期、漏发、漏看)

 
 各供应商朋友们,供需双方是合作伙伴关系,唇齿相依!本着双方合作共赢、共同管理进步的原则,我们必须要不断提高内部管理、;尤其针对发

票管理要更加重视,因为发票是供需双方 结算的依据,事关重大,只有互相规范,双方才能规避风险。


 以上规定,自 2024 年 1 月 10 日起执行,特此告知!


                                                                                                                                  东莞市马赫机械设备有限公司
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